Unternehmen handeln ihre Firmenraten meist im Vorjahr aus, Geschäftsreisende buchen dagegen häufig erst kurz vor der Anreise. "Diese Rate muss aber auch zum Zeitpunkt der Buchung verfügbar sein, und das ist nicht immer der Fall", sagt Heckmann. Bei Verträgen ohne sogenannte Last Room Availability können Hotels die Firmenrate trotz freier Zimmer sperren.
Bietet ein anderes Angebot eine bessere Zimmerkategorie zum gleichen Preis oder gegen geringen Aufpreis, weichen Reisende leicht vom Firmenprogramm ab. Gleiches gilt bei großzügigeren Stornierungsbedingungen oder mehr enthaltenen Leistungen.
Gesamtwert des Vertrags zählt
Für 2027 liegt die durchschnittlich akzeptierte Firmenrate in Deutschland laut Cvent weitgehend auf Vorjahresniveau. In Berlin, Hamburg, Düsseldorf und Stuttgart stiegen die Raten allerdings um 3,8 bis neun Prozent.
Stagnierende Raten ließen bei steigenden Kosten weniger Spielraum, erklärt Heckmann. "Ich glaube dennoch, dass verhandelte Raten für Hoteliers weiterhin einen Wert haben." Hotels sollten neben dem Zimmerpreis das Übernachtungsvolumen und zusätzliche Ausgaben der Gäste berücksichtigen.
Was Firmenkunden von Hotels erwarten
"Es ist unrealistisch, den Erfolg eines Hotels allein an der Rate zu messen", sagt Heckmann. Laut Cvents Global Travel Managers Report 2026 vergleichen weltweit 44 Prozent der befragten Reiseverantwortlichen die tatsächlich gezahlten Zimmerpreise mit den vereinbarten Firmenraten. 43 Prozent erfassen die Zufriedenheit der Reisenden.
Die Prozentzahlen zeigen, wie häufig Unternehmen diese Kriterien überprüfen. Für Gespräche mit deren Reiseverantwortlichen sollten Hotels ihre eigenen Ergebnisse kennen. Heckmann nennt zwei zentrale Fragen: "Haben Sie die vereinbarte Rate geliefert? Würde der Reisende wiederkommen?"
Von der Vereinbarung zur Buchung
„Die verhandelte Rate muss die am einfachsten zu buchende Rate sein“, sagt Heckmann. Dazu sollten Hotels die Konditionen in ihren Reservierungs- und Vertriebssystemen hinterlegen und die Buchbarkeit testen.
Zudem sollten sie Preisabweichungen verfolgen und mit Firmenkunden klären, welche Aufpreise diese tolerieren. Korrekte Angaben zu Preisen, Gebühren und Bedingungen auf Einkaufsplattformen erleichtern die Auswahl. Frühstück oder flexible Stornierung können Buchungsanreize schaffen.
Über die Ergebnisse sollten Hotels regelmäßig mit den Reiseverantwortlichen sprechen. "Warten Sie nicht bis zur nächsten Ausschreibungsrunde", mahnt Heckmann.
Feste Raten dominieren
Knapp 70 Prozent der bislang für 2027 akzeptierten Raten sind feste Vereinbarungen, die bis zum letzten verfügbaren Zimmer gelten. Rund zwölf Prozent sind rein dynamisch, orientieren sich also am jeweils aktuellen Zimmerpreis. Zu deren künftiger Bedeutung sagt Heckmann: "Eine größere Rolle vielleicht, ein Ersatz für feste Raten sicher nicht."
Stella König