Business Travel im Spagat zwischen Budgets und Ansprüchen

Trotz steigender Reisebudgets fühlen sich Geschäftsreisende zunehmend eingeschränkt. Laut dem Business Travel Report 2025 von SAP Concur leiden Komfort und Effizienz unter versteckten Einsparungen. Die Finanzchefs der Unternehmen sähen zwar die Relevanz von Geschäftsreisen, hielten aber viele Reisen für verzichtbar, heißt es. Reisende zahlten deshalb oft aus eigener Tasche.

Geschäftsreisende Foto iStock shansekala — iStock shansekala

Vielen Geschäftsreisenden erscheinen die Budgets für ihre Reisen zu knapp kalkuliert

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Der aktuelle Business Travel Report von SAP Concur zeigt ein widersprüchliches Bild: 93 Prozent der befragten Travel Manager und 90 Prozent der CFOs rechnen demnach mit stabilen oder steigenden Reisebudgets. Doch die realen Kosten, insbesondere durch Inflation und steigende Hotel- und Flugpreise, führten dazu, dass diese Budgets kaum ausreichten, so SAP Concur. Die Folge sei sogenanntes "Travelscrimping" – subtile Einsparungen, die das Reiseerlebnis verschlechterten.

Rund 85 Prozent der Geschäftsreisenden geben an, eigenes Geld einzusetzen, um ihre Reisen angenehmer zu gestalten. Sie zahlen etwa für Direktflüge, höhere Hotelkategorien oder nachhaltigere Optionen.

Kritik an Spardruck und Entscheidungsmacht

69 Prozent der Travel Manager erklären laut der Erhebung, das Reisebudget werde der Bedeutung von Geschäftsreisen für den Unternehmenserfolg nicht gerecht. Gleichzeitig geben 81 Prozent der CFOs an, Budgetgrenzen führten dazu, dass Mitarbeitende nicht so oft reisen, wie es nötig wäre.

Wer die entsprechenden Entscheidungen trifft, ist nicht immer eindeutig. Während 69 Prozent der CFOs sich selbst als Hauptverantwortliche sehen, glauben 43 Prozent der Travel Manager, sie hätten den größten Einfluss.

Reisesicherheit rückt in den Vordergrund

Besonders beeinflusst wird die Reisebereitschaft durch das Thema Sicherheit. 58 Prozent der Befragten äußern Bedenken zur Flugsicherheit, 16 Prozent zeigen sich reisemüde oder zurückhaltend. In Südkorea sind es sogar 79 Prozent, die sich Sorgen machen. Nach mehreren schweren Flugunfällen innerhalb eines Jahres sei das Vertrauen vieler Reisender angeschlagen, so der Bericht. Nicht nur geopolitische Risiken, sondern auch soziale und gesundheitliche Bedenken führen dazu, dass rund 90 Prozent der Geschäftsreisenden eine Reise im Zweifel ablehnen würden.

Auch Cybersicherheit beschäftigt Geschäftsreisende zunehmend. 48 Prozent berichten von wachsender Sorge vor Datenmissbrauch während der Reise. Unternehmen reagieren mit neuen Richtlinien und Schulungen. Einige Firmen stellen temporäre Geräte für Reisen in Hochrisikogebiete bereit.

Wachsende Rolle von KI

KI spielt eine wachsende Rolle – sowohl als Werkzeug zur Automatisierung als auch als potenzielle Bedrohung. 75 Prozent der Befragten halten es für wahrscheinlich, dass Kolleginnen und Kollegen KI zur Fälschung von Spesenbelegen nutzen. Gleichzeitig sehen 55 Prozent der CFOs in KI ein geeignetes Mittel zur besseren Betrugserkennung.

Trotz wachsender Offenheit sind viele Reisende gegenüber KI-gestützten Buchungen skeptisch. Nur 17 Prozent bevorzugen KI-kuratierte Vorschläge, während 33 Prozent lieber selbst suchen.

Travel Manager zwischen Erwartungen und Realität

Der Report macht laut den Autoren deutlich, wie sehr sich das Aufgabenprofil von Travel Managern gewandelt hat. Sie müssen heute nicht nur Kosten managen, sondern auch für Nachhaltigkeit, Sicherheit und Zufriedenheit sorgen – oft ohne ausreichende Anerkennung. Zwei Drittel fühlen sich laut Studie in ihrer Rolle unterschätzt.

Der Business Travel Report zeigt eine Branche im Umbruch. Reisende fordern Komfort und Sicherheit, Travel Manager kämpfen mit limitierten Budgets, und CFOs suchen Effizienz. Zwischen diesen Polen müssen Unternehmen neue Lösungen finden – mit smarter Planung, klarer Kommunikation und einem realistischen Blick auf den tatsächlichen Wert von Geschäftsreisen.

Die Umfrage wurde unter 3.750 Geschäftsreisenden in 24 Märkten, 700 Travel Managern in sieben Märkten und 600 CFOs in sechs Märkten durchgeführt. Deutschland war bei allen drei Befragungen mit dabei.

Christian Schmicke