So funktioniert die erfolgreiche Betriebsübergabe

Nachfolge-Regelung von Kopf bis Herz

Ein Lebenswerk zu übergeben ist sachlich und emotional eine besondere Herausforderung sowohl für den bisherigen Betriebsinhaber als auch für den Nachfolger. Werden die Interessen beider Seiten objektiv beleuchtet und sorgsam ausbalanciert, kann der Betrieb des Vorgängers mit Respekt und Wertschätzung übergeben werden, während die nächste Generation die Chance hat, eigene Konzepte zu gestalten und die Gastgeberrolle neu zu definieren.

Fachliche Qualifikation sowie juristische, steuerliche und betriebswirtschaftliche Komponenten wie Unternehmenswert, Schenkungs- und Erbrecht, Kapital, Investitionsbedarf, Förderungen, Personal, Altersversorgung, Übergabezeitpunkt und Übernahmekonditionen sind auf der Sachebene analysierbar und planbar.

Eine besondere Herausforderung stellt die emotionale Komponente einer Betriebsübergabe dar. Ein Lebenswerk zu übergeben, erfordert vom Betriebsübergeber Vertrauen und die mentale Bereitschaft, loszulassen. Der Nachfolger ist gut beraten, den Übergabe-Prozess mit Feingefühl und Empathie zu gestalten, um die Weichen für eine Erfolgsperspektive zu stellen. Wie kann nun also ein Übergabeprozess für eine gelungene Unternehmensnachfolge erfolgreich und zufriedenstellend für alle Beteiligten gestaltet werden?

Systemische Anforderungen

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine Betriebsübergabe ist ein klar strukturierter Prozess. Dabei hilft eine systemische Perspektive auf Aspekte wie Familiensystem, Unternehmenskultur, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und ökonomisches Umfeld, um die komplexen Beziehungen und Wechselwirkungen zu berücksichtigen.

In der Vorbereitungsphase wird der Übergabezeitpunkt festgelegt, die Zielsetzung definiert wie Nachfolge, Ruhestand oder Verkauf, die rechtlichen Aspekte geklärt wie Verträge, Lizenzen und Haftungsfragen, die steuerlichen Auswirkungen der Betriebsübergabe analysiert, der Wert des Unternehmens ermittelt und die strategische Finanzplanung erstellt. 

Im Anschluss werden potenzielle Nachfolger wie Familienmitglieder oder externe Kandidaten identifiziert, die Bereitschaft zur Übernahme geklärt, die Interessen abgewogen und die Einarbeitung vorbereitet. 

Nach Definition vertraglicher und finanzieller Aspekte folgt die operative Vorbereitung wie Dokumentation, Wissenstransfer sowie Information von Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern. Ein detaillierter Übergabeplan nebst Evaluierung von Meilensteinen erleichtert den finalen Prozess. Die systemische Sichtweise gewährleistet einen erfolgreichen Übergang und hält das Gleichgewicht im Unternehmenssystem aufrecht.

Achtsame Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Eine klare und offene Kommunikation ist ein Schlüsselaspekt und das Bindeglied aller Akteure im gesamten Übergabeprozess. Bereits in der Vorbereitungsphase der Nachfolge-Planung gilt es, ehrlich miteinander zu kommunizieren, um die Zielsetzung und alle Fakten transparent zu machen zwischen, Übergeber, Übernehmer und externen Prozessbegleitern wie Bank, Steuerberater, Jurist sowie systemischen Beratern.

Ein besonderes Augenmerk gilt der achtsamen Kommunikation im engsten Kreis der Übergabe-Partner. Besonders für den Übergeber ist der Prozess sehr emotional, gibt er doch sein Lebenswerk zu treuen Händen ab. Hier ist vom Nachfolger viel Feingefühl, Empathie und Wertschätzung gefordert, insbesondere wenn es sich um einen Generationenwechsel innerhalb der Familie handelt und der Übergeber möglicherweise noch eine beratende oder operative Rolle im Betrieb haben wird. 

Auch für den Nachfolger ist die Übergabesituation mitunter emotional und bedarf entsprechender kommunikativer Sensibilität. Immerhin übernimmt der Nachfolger große Verantwortung und auch für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt.

Mitarbeiter und Gäste in die Kommunikation einbeziehen

Im weiteren Prozessverlauf gilt es, vor allem die Mitarbeiter ehrlich und kontinuierlich über die Veränderung zu informieren und teilhaben zu lassen, um gegebenenfalls Ängste und Widerstände bereits früh aufzulösen, Akzeptanz und Verständnis zu generieren, Identifikation mit dem Unternehmen zu bewahren, Loyalität aufrechtzuerhalten und auf die Mitarbeit im Prozess zählen zu können. Dies gilt ebenso für Lieferanten, Geschäftspartner und weitere Stakeholder.

Nicht zu unterschätzen in der Übergabe-Kommunikation ist die externe Zielgruppe des Betriebs. Insbesondere in privatgeführten Unternehmen haben Gäste und Kunden oft eine starke Bindung zu den Gastgebern. So gilt auch hier, Gäste und Kunden ehrlich und achtsam auf die veränderte Situation hinzuweisen und eine Bindung zum Nachfolger aufzubauen.

Neu-Positionierung als Chance

Bei aller Komplexität des Übergabe-Prozesses bietet sich in dieser neuen Betriebsära eine besondere Chance durch die Re- oder gar Neu-Positionierung. Ohne die Werte des Vorgängers komplett zu überwerfen – haben diese doch den Betrieb bislang entscheidend geprägt – hat der Nachfolger die Möglichkeit, eigene Werte zu etablieren. So entsteht eine neue, zukunftsorientierte Unternehmenskultur. 

Neben der Modernisierung durch Umbauten und neuer Ausstattung ist die Betriebsübergabe ein guter Anlass, bestehende operative Prozesse zu aktualisieren. Besonders in punkto Kommunikation eröffnet sich hier viel Potenzial wie beispielsweise Digitalisierung der internen Kommunikation, Einführung eines HR-Tools, Implementierung eines digitalen Gäste-Service-Systems, Modernisierung der Marketing-, Vertriebs- und PR-Aktivitäten, Anpassung an aktuelle Erfordernisse wie Hinweisgeber-System, Nachhaltigkeitskommunikation und hybride Tagungsmöglichkeiten.

Letztendlich gilt: Eine systemisch gut vorbereitete Betriebsübergabe und ein wohl strukturierter Übergabe-Prozess bieten dem Vorgänger die Möglichkeit, sein Lebenswerk zu erhalten und in die Zukunft zu überführen. Der Nachfolger kann Gutes bewahren und Neues schaffen.

Melanie Schacker ist strategische Beraterin für integrierte und achtsame Hotel-Kommunikation. Sie hat 35 Jahre Berufserfahrung in der Kommunikation und unter anderem im Tourismus, Business Travel, Mice und der Hotellerie gearbeitet.