Mit Call-Tracking die Telefonkommunikation optimieren

Während die Branche seit Jahren in die Optimierung digitaler Buchungsstrecken investiert, bleibt das Telefon in vielen Hotels ein blinder Fleck. Dabei ist gerade in der gehobenen Ferienhotellerie der telefonische Kontakt unverändert der entscheidende Kanal für hochpreisige Buchungen. 

Doch wer anruft, warum und über welchen Marketingkanal, diese Fragen bleibt in der Praxis viel zu oft unbeantwortet. Genau hier will Trakklab ansetzen: Die Gründer Ralph Dreibholz und Lothar Perr – der eine aus dem digitalen Marketing kommend, der andere aus der Hotel-IT und Telekommunikation – erkannten das Problem bei der Zusammenarbeit mit einer Kooperation von Premium-Hotels im Bayerischen Wald und entwickelten daraus ihre Softwarelösung.

So funktioniert Trakklab Hello im Detail

Das Kernprinzip ist vergleichsweise einfach: Jeder Marketingkanal – ob Google-Maps-Eintrag, Anzeigenkampagne oder Printmedium – erhält eine eigene Tracking-Telefonnummer. Ruft ein Gast über eine dieser Nummern an, ordnet das System den Anruf automatisch dem jeweiligen Kanal zu. Hotels sollen so erstmals nachvollziehen können, welche Werbemaßnahme tatsächlich Anrufe und letztlich Buchungen generiert.

Darüber hinaus bietet die Plattform laut Trakklab ein Echtzeit-Dashboard, das der Rezeption als zentrale Schaltstelle dient. Dort werden eingehende Anrufe mit Informationen aus dem Property-Management-System (PMS) des Hotels angereichert: Noch bevor der Hörer abgenommen wird, soll die Rezeption sehen können, ob es sich um einen Stammgast handelt, welche Vorlieben hinterlegt sind und welche Buchungshistorie vorliegt. Technisch werden die Anrufe über die Cloud von Trakklab geroutet, dort erfasst und anschließend an das Hotel zurückgeleitet.

Potenzialkunden finden sich primär in der gehobenen Hotellerie

Ergänzend verfügt Trakklab Hello über Funktionen wie intelligente Anrufweiterleitung, dynamische Voicemail-Optionen, Heatmap-Analysen zur Identifikation von Stoßzeiten und eine Nutzerrollenverwaltung für die Teamsteuerung. Auch ein Telefon-KI-Assistent ist grundsätzlich integriert. Allerdings, so Geschäftsführer Dreibholz, begegnen gerade die höherwertigen Häuser dem Einsatz von KI am Telefon aktuell mit großer Zurückhaltung. 

Das Preismodell von Trakklab Hello liegt laut Dreibholz zwischen 300 und maximal 1.000 Euro pro Monat, abhängig vom Funktionsumfang und der Hotelgröße. Dabei ersetzt die Lösung nicht die bestehende Telefonanlage, sondern ergänzt sie als zusätzliche Software. Die Hotels behalten also ihre bisherige Infrastruktur. Mit 18 Kunden und einem vierköpfigen Team steht Trakklab augenblicklich noch ganz am Anfang. Als Referenzkunden nennt Trakklab unter anderem den Jagdhof Röhrnbach, den Reischlhof, den Ulrichshof sowie den Quellenhof im Südtiroler Passeiertal. Jetzt soll über einen strukturierten Vertrieb der Markt der gehobenen Hotellerie im deutschsprachigen Raum erschlossen werden.

Pascal Brückmann