Wenn das eigene PMS das Management im Hotel frustriert

Sie haben sich für ein neues PMS entschieden. Was war bei Ihrem alten nicht mehr zeitgemäß? 

Wir hatten vor zehn Jahren ein eigenes PMS entwickelt, das nannte sich Tocapi. Aber die Arbeitsprozesse waren nach einiger Zeit unglaublich langsam, wir waren nur noch frustriert. Auch in Sachen Mitarbeiter-Rekrutierung und -bindung war es zunehmend schwieriger, denn mit unserem bestehenden System waren wir eher im Mittelalter, das war nicht zeitgemäß. Dann haben wir uns entschieden, eine neue Lösung zu suchen und unsere Prozesse zu verschlanken.

Welche Punkte waren Ihnen dabei wichtig?

Das PMS sollte schnell und zuverlässig sein, dazu noch sicher. Ich wollte gleichzeitig die Gästedaten digital verwalten, Voucher ausstellen, die Heizung digital steuern, einen Chatbot einführen, Unter- oder Überbuchungen vermeiden, unser weiteres Haus auf Usedom, die Villa Bleichröder, genauso steuern und dazu von jedem Ort der Welt arbeiten können. Und ich wollte unabhängig von einem Server sein.

Auf welche Lösung sind Sie gekommen?

Wir entschieden uns für ein cloudbasiertes System, da es viel schneller ist. Weitere Tools können eingebunden werden und es macht uns unabhängig von Servern. Die wurden durch die vielen abgelegten Datensätze immer voller und langsamer.

Wie haben Sie es angestellt?

Wir haben uns verschiedene bloudbasierte Systeme angesehen und entschieden uns dann nach einem Jahr intensiver Recherche für Mews, weil das für unsere Begebenheiten die beste Lösung versprach. Der PMS-Wechsel war die Grundvoraussetzung, dass wir überhaupt mit unseren Hotels in die Digitalisierung starten konnten. Erst mit Mews konnten wir dann weitere Tools wie zum Beispiel Siteminder als Channel Manager anschließen. 

Wo lag denn der erhoffte Vorteil?

Bei unserem vorherigen System war ich sozusagen der Channel Manager und habe per Hand die Portale wie Booking.com oder Expedia gepflegt und die Raten eingetragen, jeden zweiten Tag. Das hat immer locker zehn Stunden in der Woche gekostet. Ich weiß gar nicht mehr, wie ich das alles mit meinen anderen Aufgaben geschafft habe.

Das Oderberger setzt stark auf den Direktvertrieb, obwohl sie auch OTAs nutzen. Hat das neue System da auch Stärken?

Der Direktvertrieb ist für uns das Wichtigste, da wir dadurch anfallende Kommissionen einsparen. OTAs dagegen machen uns international sichtbar, ob wir sie mögen, oder nicht. Das ist eine Art Hassliebe. Aber die Kundenbindung ist da nicht so stark wie im Direktvertrieb. Und der wird durch das neue System ebenfalls gestärkt, da wir so auch eine Buchungsmaschine integriert haben. Preislich ist das super. Dadurch sind wir schneller, weniger fehleranfällig und haben kein Schnittstellenproblem mehr.

Wäre das auch etwas für kleinere Hotels?

Ja, das denke ich schon. Grundsätzlich werden zur Basisvariante viele zusätzliche Tools angeboten, die vor allem für größere Häuser und Ketten ihre Stärken ausspielen. Aber die muss man nicht alle nehmen, wenn sie einem nichts bringen. Das kann man von Fall zu entscheiden und monatsweise abonnieren. Das mache ich auch, je nach Tool und Hotel. Dafür braucht man aber auch Zeit – und die spart man durch das neue PMS an anderer Stelle ein. Ich verbringe jetzt keine Stunde in der Woche mehr mit dem Distribution-Management und kann mich in der freigewordenen Zeit um die Gäste und Mitarbeiter kümmern oder neue Tools recherchieren und ausprobieren.

Zeit ist generell ein knappes Gut. Wie aufwendig war der Onboarding- und Installationsprozess?

Ich hatte drei Monate, um alles umzustellen. Das war im Sommer 2020. Da wir aber in der Corona-Pandemie die meisten Mitarbeiter auf Kurzarbeit schicken mussten, war ich fast allein. Im Endeffekt habe ich drei Monate lang sehr viel gearbeitet und wenig geschlafen. Der anfängliche Aufwand ist hoch: Das PMS muss aufgesetzt, die Reservierungen übertragen, der Channel Manager und die jeweiligen Tools angeschlossen werden, und noch viel mehr. Der Aufwand war schon heftig – aber ich würde es immer wieder machen, weil er sich um ein Vielfaches auszahlt. Und jetzt geht es komplett automatisch. Wir haben das Betriebsergebnis verbessert und wertvolle Zeit eingespart, sind effizienter geworden.

Info: PMS

Hotelmanagement-Systeme oder im Englischen Property Management Systeme (PMS) sollen Hoteliers das Führen ihres Betriebes erleichtern. Je nach Software-Anbieter und individuellem Bedarf lassen sich damit das Gästemanagement betreiben, Zimmerreservierungen vornehmen, Preise kalkulieren oder Online-Buchungs-Portale mit aktuellen Zimmerpreisen bestücken. Mittlerweile tendiert der Markt zu cloudbasierten Systemen.

Sven Schneider