BWH sieht Trend zu schnelleren Buchungen bei Tagungen
Eine Umfrage von BWH Hotels zeigt: Tagungen werden kompakter, kurzfristiger geplant und bevorzugt als Präsenzveranstaltungen durchgeführt. 65 Prozent der Buchenden erwarten Angebote binnen 24 Stunden. Hotels können mit Schnelligkeit, Flexibilität und passgenauen Konzepten punkten.
iStock Caiaimage Martin Barraud
Die Anforderungen an Tagungshotels steigen
Eine aktuelle Umfrage der BWH Hotels Central Europe mit 250 Unternehmen aus Messe-, Event- und Reisebranche sowie weiteren Tagungsbuchern zeigt eine klare Entwicklung: 78 Prozent der Befragten bevorzugen Präsenzveranstaltungen. Digitale Formate spielen mit acht Prozent kaum eine Rolle, hybride Angebote liegen bei zwölf Prozent. Beliebtester Ort für Veranstaltungen bleibt mit 58 Prozent das klassische Tagungshotel. Eventlocations sind für zwölf Prozent die richtige Lösung, während etwa 20 Prozent der Unternehmen auf eigene Räumlichkeiten zurückgreifen. Bei der Teilnehmerzahl überwiegen kleinere Gruppen: 42 Prozent der Events sind mit maximal 25 Personen geplant, weitere 35 Prozent mit bis zu 50 Teilnehmenden.
Buchung schneller und kurzfristiger
Der Buchungszeitraum richtet sich laut BWH stark nach der Gruppengröße. Für kleine Gruppen liegt er bei etwa drei Monaten, größere Veranstaltungen werden acht bis zwölf Monate im Voraus geplant. Gleichzeitig steigt der Druck auf Hotels und Locations, denn 65 Prozent der Befragten erwarten ein Angebot innerhalb von 24 Stunden. 84 Prozent buchen direkt beim Hotel, 16 Prozent über externe Partner.
"Der Trend geht zu persönlicheren Präsenzveranstaltungen mit kurzen Vorlaufzeiten und hohen Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit", sagt Thomas Zubac von BWH Hotels. Für Tagungshotels bedeutet das steigende Anforderungen bei Flexibilität und Angebotserstellung.
Herausforderung Budget und Kosten
Als größte Herausforderung sehen drei Viertel der Befragten steigende Kosten, gefolgt von Budgetreduzierungen, der Verfügbarkeit von Tagungshotels und Eventlocations sowie einem Personalmangel in internen Veranstaltungsabteilungen. Rund 50 Prozent der Umfrageteilnehmer geben an, dass das Budget pro Veranstaltung und die Anzahl der Veranstaltungen reduziert wurden. Bei 23 Prozent bleibt das Veranstaltungsbudget unverändert und rund drei Prozent haben ihr Budget und ihre Investitionen erhöht.