Wie man Veranstaltungen erfolgreich organisiert
Um eine Veranstaltung erfolgreich zu betreuen und einen Wettbewerbsvorteil daraus zu ziehen, hat die Unternehmensberatung Diavendo einen Leitfaden mit vier Aspekten aus der Praxis veröffentlicht. Wichtig sei dabei eine enge Zusammenarbeit aller an einer Veranstaltung involvierten Beteiligten.
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Erfolgreiche Veranstaltungen brauchen ein gutes Management und gute Technik
Von zentraler Bedeutung sei dabei die Position des Eventmanagers. Dieser müsse die Wünsche und Anforderungen der Kunden detailliert in Erfahrung bringen und dann auch entsprechend umsetzen. Dafür sei das Telefon der zielführendere Kommunikationsweg als eine E-Mail, da man im Gespräch an den richtigen Stellen direkt passende Fragen stellen und gemeinsam die Veranstaltung besser konzipieren könne.
Wichtig seien zudem die vorhandene technische Ausstattung und die Räumlichkeiten sowie ein gut ausgestatteter Moderatorenkoffer. Er gilt als die Visitenkarte der Veranstaltungsabteilung eines Hotels. Sämtliche Materialien des Koffers wie Stifte oder Kärtchen sollten neu und in ausreichender Zahl vorhanden sein. Wenn möglich, solle das Hotel dafür sorgen, dass Referenten relaxt ankommen. Dafür ist eine individuelle Kundenbetreuung obligatorisch, die sich zudem bestenfalls kontinuierlich über den gesamten Tag erstrecke.
Und wer am Ende die Veranstaltung evaluiere und gemeinsam im Rahmen eines "Exit-Interviews" mit dem Referenten Revue passieren lasse, könne aus dem Resümee wertvolle Schlüsse für kommende Veranstaltungen und deren Organisation gewinnen.
Sven Schneider